Jeder Arbeitnehmer in Ihrem Betrieb hat ein gesetzliches Recht auf Entgeltumwandlung. Sie als Arbeitgeber müssen dieses Recht erfüllen — und Sie haften für die zugesagte Leistung, auch wenn ein Versicherer sie auszahlt. Betriebliche Altersvorsorge ist für den Arbeitgeber deshalb keine Produktfrage, sondern eine Organisationsfrage.

Die meisten Betriebe, mit denen wir sprechen, haben es schon einmal versucht: ein paar Direktversicherungen aus verschiedenen Jahren, kein Dokument, das den Rahmen beschreibt, und niemand, der weiß, ob der gesetzliche Zuschuss überall läuft. Diese Seite ordnet, was Pflicht ist, was Gestaltung ist und in welcher Reihenfolge man vorgeht.

Was Arbeitgeber müssen — und was ausdrücklich nicht

Es gibt keine Pflicht, eine Betriebsrente anzubieten. Kein Gesetz zwingt Sie, ein Versorgungswerk einzurichten oder eigenes Geld einzuzahlen.

Es gibt aber eine Pflicht, das Verlangen zu erfüllen. Nach § 1a Absatz 1 BetrAVG kann jeder in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversicherte Beschäftigte verlangen, bis zu 4 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze seines Entgelts in eine Anwartschaft auf Altersversorgung umzuwandeln. Sie können diesen Anspruch nicht ablehnen.

Sie bestimmen den Weg, nicht der Mitarbeitende. Bieten Sie eine Pensionskasse oder einen Pensionsfonds an, läuft die Umwandlung dort. Tun Sie nichts, kann der Beschäftigte eine Direktversicherung verlangen — und Sie verwalten am Ende Verträge, die Sie sich nicht ausgesucht haben.

Merksatz: Wer die betriebliche Altersvorsorge nicht aktiv regelt, bekommt sie trotzdem — nur ungeordnet und über Anbieter, die er nicht gewählt hat.

Der Zuschuss: 15 Prozent sind Pflicht, auch für alte Verträge

Wandelt ein Mitarbeitender Entgelt um, sparen Sie Sozialversicherungsbeiträge. Diese Ersparnis müssen Sie weitergeben.

Die Regel steht in § 1a Absatz 1a BetrAVG: 15 Prozent des umgewandelten Betrags, zusätzlich zum umgewandelten Entgelt, soweit Sie durch die Umwandlung Sozialversicherungsbeiträge einsparen. Seit dem 1. Januar 2022 gilt das auch für Vereinbarungen, die vor 2019 geschlossen wurden.

Das ist die häufigste Fehlerquelle im Bestand. Bei Neuverträgen ist der Zuschuss meist eingerichtet. Bei Verträgen "von irgendwann" fehlt er oft — und dann sammeln sich Nachforderungsansprüche der Belegschaft an, die niemand auf dem Schirm hat. Wie der Zuschuss zu rechnen ist, steht im Beitrag zum Arbeitgeberzuschuss in der bAV.

Seit 2026 gibt es eine zweite Zuschussgröße. Wer die Entgeltumwandlung per Betriebsvereinbarung automatisch starten lässt — das sogenannte Optionssystem —, zahlt nach § 20 Absatz 3 BetrAVG mindestens 20 Prozent. Was sich mit dem Zweiten Betriebsrentenstärkungsgesetz sonst noch geändert hat, steht unter BRSG II: Was sich für Arbeitgeber ändert.

Was die Umwandlung steuerlich möglich macht

Beiträge an Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds sind nach § 3 Nummer 63 EStG bis zu 8 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung steuerfrei. Sozialversicherungsfrei sind davon 4 Prozent.

Die Beitragsbemessungsgrenze ändert sich jährlich durch die Rechengrößenverordnung — die absoluten Euro-Beträge sind deshalb nie dauerhaft gültig und gehören in die Berechnung, nicht in eine Faustformel.

Für Sie als Arbeitgeber heißt das zweierlei: Die Umwandlung senkt das beitragspflichtige Entgelt, und genau daraus entsteht Ihre Zuschusspflicht. Eine Steuerersparnis im Einzelfall lässt sich nur mit Ihrem Steuerberater ausrechnen — wir liefern die Zahlen, nicht die steuerliche Würdigung.

Die fünf Durchführungswege im Vergleich

Ein Durchführungsweg ist die rechtliche Form, in der die Zusage abgewickelt wird. Fünf stehen zur Wahl, und sie unterscheiden sich vor allem darin, wie stark sie Ihre Bilanz und Ihre Verwaltung berühren.

Für die Belegschaft ist die Direktversicherung der Regelfall. Sie ist schlank in der Verwaltung, portabel beim Jobwechsel und belastet die Bilanz nicht.

Für Geschäftsführer gelten eigene Regeln. Status, steuerliche Anerkennung und Bilanzwirkung entscheiden dort über die Wahl — das ist ein eigenes Thema, siehe Geschäftsführerversorgung.

Die Haftung bleibt bei Ihnen — auch bei der Direktversicherung

Das ist der Punkt, der in Produktgesprächen regelmäßig untergeht.

Sie stehen für die Leistung ein. § 1 Absatz 1 Satz 3 BetrAVG sagt es wörtlich: Der Arbeitgeber steht für die Erfüllung der zugesagten Leistungen auch dann ein, wenn die Durchführung nicht unmittelbar über ihn erfolgt. Ein Versicherer im Hintergrund ändert daran nichts.

Daraus folgen drei Pflichten, die im Alltag anfallen:

• Unverfallbarkeit prüfen. Eine Anwartschaft aus Arbeitgeberbeiträgen bleibt erhalten, wenn die Zusage drei Jahre bestanden hat und der Beschäftigte 21 Jahre alt ist (§ 1b BetrAVG). Umgewandeltes Entgelt ist sofort unverfallbar.

• Anpassung prüfen. Laufende Betriebsrenten sind alle drei Jahre auf Anpassung zu prüfen (§ 16 BetrAVG), mit gesetzlich geregelten Ausnahmen je nach Weg und Zusageform.

• Insolvenzsicherung beachten. Direktzusage, Unterstützungskasse und Pensionsfonds sind über den Pensions-Sicherungs-Verein zu sichern und beitragspflichtig (§§ 7 ff. BetrAVG).

Wichtig für die Betriebsprüfung: Nicht der Vertrag ist der Prüfgegenstand, sondern die Zusage. Was Sie zugesagt haben, muss dokumentiert und erfüllbar sein.

Die Versorgungsordnung macht aus Einzelverträgen ein System

Eine Versorgungsordnung ist das Dokument, das beschreibt, wer im Betrieb was bekommt: welcher Personenkreis teilnimmt, welcher Durchführungsweg gilt, wie hoch der Zuschuss ist, was bei Elternzeit, unbezahltem Urlaub und Austritt passiert.

Ohne dieses Dokument entsteht kein Ordnungsproblem, sondern ein Haftungsproblem. Wer einzelnen Mitarbeitenden Zusagen gibt und anderen nicht, ohne den Unterschied begründen zu können, riskiert Ansprüche aus Gleichbehandlung. Und jede Zusage, die nur im Kopf des Lohnbüros existiert, ist bei einem Personalwechsel weg.

Wie so ein Rahmen aufgebaut wird, steht unter Rechtliche Absicherung schaffen und im Beitrag zur Versorgungsordnung als Fundament der bAV.

Was die betriebliche Altersvorsorge den Arbeitgeber wirklich kostet

Zwei Posten, die man auseinanderhalten muss.

Der Beitrag. Bei reiner Entgeltumwandlung zahlt der Mitarbeitende aus seinem Bruttoentgelt; Ihr eigener Aufwand ist der Pflichtzuschuss von 15 Prozent, der weitgehend aus der eingesparten Sozialversicherung stammt. Alles darüber hinaus ist freiwillig und Ihre Entscheidung.

Der Aufwand. Er entsteht nicht beim Abschluss, sondern danach: An- und Abmeldungen, Beitragsanpassungen, Elternzeit, Austritte, Anfragen der Belegschaft, Nachweise für die Prüfung. Das ist der Grund, aus dem Versorgungswerke einschlafen — nicht der Preis.

Formel für die Aufwandsschätzung: Zahl der Teilnehmenden × Personalwechsel im Jahr = Zahl der Vorgänge, die jemand bearbeiten muss.

Deshalb gehört zur Einführung die Frage, wer das laufend macht. Wie sich dieser Teil digitalisieren und auslagern lässt, steht unter Digitalisierung der bAV.

Ein Benefit, den niemand kennt, ist keiner

Eine eingerichtete bAV, über die nie jemand mit der Belegschaft gesprochen hat, erzeugt Verwaltungsaufwand und keine Bindung.

Deshalb gehört Einzelberatung in jedes Konzept. Aus über 110 betreuten Unternehmen und mehr als 3.100 Mitarbeitergesprächen wissen wir, dass die Teilnahmequote an der Kommunikation hängt, nicht am Tarif. Wer nur ein Formular ins Intranet stellt, hat ein Papierversprechen.

So läuft die Einführung mit GfbV ab

1. Bestandsaufnahme. Welche Verträge laufen, läuft der Zuschuss überall, wie ist die Belegschaft strukturiert. Ihr Aufwand: ein Termin.

2. Versorgungskonzept in 5 Werktagen. Durchführungsweg, Zuschussmodell, Personenkreis, Kostenrahmen — schriftlich, zum Vorlegen bei Geschäftsführung und Steuerberater.

3. Rahmen und Anbieter. Versorgungsordnung, Marktvergleich statt Hausprodukt, Anbindung an die Lohnbuchhaltung. Für das Lohnbüro bleibt eine Zeile.

4. Belegschaft und Verwaltung. Einzelberatung für alle, danach laufende Bearbeitung der Vorgänge durch uns.

Bestehende Systeme prüfen wir vorher — dafür gibt es den eigenen Weg Bestehende Vorsorgesysteme überprüfen.

Häufige Fragen zur betrieblichen Altersvorsorge für Arbeitgeber

Muss ich als Arbeitgeber eine betriebliche Altersvorsorge anbieten?

Nein. Sie müssen aber das Verlangen nach Entgeltumwandlung erfüllen (§ 1a BetrAVG) und darauf den gesetzlichen Zuschuss zahlen. Eine Pflicht, ein eigenes Versorgungswerk einzurichten oder eigenes Geld einzuzahlen, besteht nicht.

Ab wie vielen Mitarbeitenden lohnt sich eine bAV?

Es gibt keine Untergrenze. Der Anspruch auf Entgeltumwandlung gilt ab dem ersten Beschäftigten. Sinnvoll wird ein geordnetes Versorgungswerk dort, wo mehrere Verträge nebeneinander laufen — dann beginnt der Verwaltungsaufwand, den eine Ordnung einfängt.

Kann ich den Durchführungsweg vorgeben?

Ja. Bieten Sie eine Pensionskasse oder einen Pensionsfonds an, ist die Umwandlung dort durchzuführen. Ohne eigenes Angebot kann der Beschäftigte eine Direktversicherung verlangen. Die Vorgabe ist deshalb kein Machtmittel, sondern der Weg zu einem einheitlichen Bestand.

Gilt der 15-Prozent-Zuschuss auch für Verträge von vor 2019?

Ja, seit dem 1. Januar 2022. Genau dort fehlt er in der Praxis am häufigsten. Eine Bestandsprüfung klärt in kurzer Zeit, ob und in welcher Höhe nachzuzahlen ist.

Was passiert mit der Betriebsrente, wenn ein Mitarbeitender kündigt?

Umgewandeltes Entgelt ist sofort unverfallbar, Arbeitgeberbeiträge nach drei Jahren Zusagedauer ab dem 21. Lebensjahr (§ 1b BetrAVG). Der Vertrag kann privat fortgeführt oder auf den neuen Arbeitgeber übertragen werden; die Anwartschaft geht nicht verloren.

Wer haftet, wenn der Versicherer weniger leistet als erwartet?

Der Arbeitgeber. § 1 Absatz 1 Satz 3 BetrAVG verpflichtet ihn, für die zugesagte Leistung einzustehen, auch wenn ein externer Träger sie abwickelt. Deshalb entscheidet die Formulierung der Zusage über das Risiko — nicht das Produktprospekt.

Was kostet die Einführung?

Zu trennen sind Beitrag und Aufwand. Bei reiner Entgeltumwandlung tragen Sie den Pflichtzuschuss von 15 Prozent, der weitgehend aus der eingesparten Sozialversicherung stammt; jeder Betrag darüber hinaus ist Ihre Entscheidung. Der zweite Posten ist der laufende Verwaltungsaufwand — den nehmen wir Ihnen ab. Eine belastbare Zahl entsteht erst aus Ihrer Belegschaftsstruktur.

Wir haben schon Verträge, wissen aber nicht, was gilt. Wo fangen wir an?

Mit einer Bestandsaufnahme, nicht mit einem neuen Produkt. Zuerst wird ermittelt, was zugesagt ist, welche Verträge laufen und wo der Zuschuss fehlt. Erst danach entscheidet sich, ob geordnet, gewechselt oder ergänzt wird.

Nächster Schritt

Schicken Sie uns Ihre Ausgangslage: Zahl der Mitarbeitenden, ob bereits Verträge laufen und was Sie erreichen wollen. Ein Berater meldet sich per E-Mail und sagt Ihnen, was sich prüfen lässt und welche Unterlagen dafür nötig sind.

Ausgangslage schildern

Die Inhalte sind allgemein gehalten und ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall.