Die 8 häufigsten Fehler in der bAV – und wie Arbeitgeber sie erkennen

Die betriebliche Altersversorgung läuft in vielen Betrieben seit Jahren „irgendwie": ein paar Direktversicherungen aus verschiedenen Jahren, eine Vereinbarung, die niemand mehr findet, ein Zuschuss, der bei den alten Verträgen nie eingerichtet wurde. Solange sich niemand beschwert, fällt das nicht auf. Die meisten bAV-Fehler kosten erst Geld, wenn ein Mitarbeitender ausscheidet, ein Betriebsprüfer nachfragt oder ein Anwalt die Zusage liest.

Kurz gesagt: Die häufigsten bAV-Fehler von Arbeitgebern sind ein nie geprüfter Bestand, fehlende oder fehlerhafte Entgeltumwandlungsvereinbarungen, mündliche statt schriftlicher Zusagen und der vergessene 15-Prozent-Zuschuss auf Altverträge (§ 1a Abs. 1a BetrAVG, Pflicht seit 1. Januar 2022). Alle vier lassen sich mit einer Bestandsprüfung und einer Versorgungsordnung beheben.

Dieser Ratgeber fasst acht Fehler zusammen, die wir in der Beratung von über 110 Unternehmen immer wieder sehen. Vier davon sind Rechtsfehler, vier sind Denkfehler, die in der Praxis genauso teuer werden.

Die acht Fehler im Überblick

Fehler 1: „Bisher ist immer alles gut gegangen"

Viele Arbeitgeber schließen aus der Abwesenheit von Beschwerden auf die Richtigkeit ihres Versorgungswerks. Das ist ein Trugschluss: Beschäftigte kennen ihre Ansprüche meist nicht, und selbst Fachanwälte für Arbeitsrecht sind mit den Feinheiten der bAV nicht immer vertraut. Fehler bleiben deshalb jahrelang unentdeckt, bis ein Austritt, eine Scheidung oder eine Betriebsprüfung sie ans Licht bringt.

Was hilft: eine Bestandsaufnahme aller Verträge und Zusagen, einmal gründlich und danach in festem Rhythmus. Wie das abläuft, steht unter Bestehende Vorsorgesysteme überprüfen.

Fehler 2: Die Entgeltumwandlungsvereinbarung fehlt oder ist fehlerhaft

Die Entgeltumwandlung ist die Abrede, dass ein Teil des Gehalts in eine Anwartschaft auf Altersversorgung umgewandelt wird (§ 1a BetrAVG). In der Praxis liegt oft nur ein Versicherungsantrag vor, aber keine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Beschäftigtem. Aufklärungen werden nicht dokumentiert.

Kommt es zum Streit, kann der Arbeitgeber nicht belegen, was vereinbart und worüber informiert wurde. Eine schriftliche, vollständige Vereinbarung mit dokumentierter Information ist deshalb keine Formalie, sondern Ihre Absicherung.

Fehler 3: Die Zusage ist nicht schriftlich

Arbeitsrechtlich kann eine Versorgungszusage mündlich, schriftlich oder stillschweigend entstehen. Steuerlich ist das anders: Für die Anerkennung der Beiträge als Betriebsausgaben verlangt das Finanzamt die Schriftform. Fehlt sie, drohen Nachzahlungen und im schlimmsten Fall die Aberkennung des Abzugs.

Merksatz: Was Sie zusagen, muss so dokumentiert sein, dass ein Dritter es ohne Rückfrage versteht. Das gilt für die Belegschaft und erst recht für den Gesellschafter-Geschäftsführer.

Fehler 4: Der Zuschuss fehlt bei Altverträgen

Seit dem 1. Januar 2022 gilt der Arbeitgeberzuschuss von 15 Prozent auf umgewandeltes Entgelt nach § 1a Abs. 1a BetrAVG auch für Vereinbarungen, die vor 2019 geschlossen wurden. Bei Neuverträgen ist er meist eingerichtet, bei Verträgen „von irgendwann" fehlt er häufig. Dann sammeln sich Nachforderungsansprüche an, die in keiner Bilanz stehen.

Wie der Zuschuss zu rechnen ist, spitz oder pauschal, steht im Beitrag zum Arbeitgeberzuschuss zur bAV.

Fehler 5: Die Kosten werden falsch eingeschätzt

Der Satz „bAV ist zu teuer" hält viele Betriebe vom Angebot ab. Tatsächlich trägt der Arbeitgeber bei reiner Entgeltumwandlung den Pflichtzuschuss von 15 Prozent, der weitgehend aus der eingesparten Sozialversicherung stammt, und den internen Aufwand. Ein gesondertes Beratungshonorar entsteht bei uns nicht, unsere Vergütung läuft über die Versicherer.

Der wahre Kostenfaktor ist nicht der Beitrag, sondern die Verwaltung. Was ein Arbeitgeber wirklich trägt, rechnet die Seite bAV-Beratung für Arbeitgeber vor.

Fehler 6: Verwaltung ohne System

Ein- und Austritte, Elternzeit, Beitragsanpassungen, Anfragen der Belegschaft, Nachweise für die Prüfung: Diese Vorgänge fallen nach dem Abschluss an, nicht davor. Landen sie unsortiert beim Lohnbüro, entstehen genau die Fehler aus den Punkten 1 bis 4.

Was hilft: ein Versorgungswerk mit klaren Prozessen, digitaler Verwaltung und einem Ansprechpartner außerhalb des Lohnbüros. Was Digitalisierung und Auslagerung bringen, zeigt der HR-Rechner und die Seite Digitalisierung der bAV.

Fehler 7: Benefit ohne Beratung

Ein Angebot, das nur als Formular im Intranet existiert, wird kaum genutzt. Die Beteiligung hängt nicht am Tarif, sondern an der Kommunikation. Wo wir die Belegschaft einzeln beraten, liegt die Teilnahmequote bei 71 Prozent, gemessen über 3.100 Beratungsgespräche in Betrieben mit Einzelberatung.

Merksatz: Ein Benefit, den niemand kennt, ist keiner. Die Einzelberatung gehört in jedes Konzept, nicht als Zusatz, sondern als Bestandteil der Einführung.

Fehler 8: „Das ist nur etwas für große Unternehmen"

Viele Mittelständler glauben, bAV lohne sich erst ab einer bestimmten Größe. Rechtlich ist das falsch: Der Anspruch auf Entgeltumwandlung gilt ab dem ersten Beschäftigten, und wer nichts anbietet, verwaltet am Ende Direktversicherungen, die er sich nicht ausgesucht hat. Praktisch ist es ebenfalls falsch: Modulare Lösungen und ausgelagerte Verwaltung machen ein geordnetes Versorgungswerk auch für zehn Beschäftigte tragbar.

Die Reihenfolge, in der Sie vorgehen sollten

1. Bestand aufnehmen: Welche Verträge und Zusagen laufen, wo fehlt der Zuschuss, wo fehlt die Schriftform.

2. Rahmen setzen: Eine Versorgungsordnung legt Personenkreis, Durchführungsweg, Zuschuss und Sonderfälle fest.

3. Verwaltung regeln: Wer bearbeitet die Vorgänge, mit welchem System, in welcher Frist.

4. Belegschaft informieren: Einzelberatung statt Formular.

Die Pflichten dahinter, mit Paragrafen, stehen unter Betriebliche Altersvorsorge für Arbeitgeber.

Wenn Sie wissen wollen, welche der acht Fehler in Ihrem Bestand stecken: Schicken Sie uns die Zahl Ihrer Beschäftigten und die Art der laufenden Verträge. Ein Berater meldet sich per E-Mail mit einer ersten Einschätzung, welche Unterlagen für eine Bestandsprüfung nötig sind.

Häufige Fragen

Wie erkenne ich, ob unsere Entgeltumwandlungsvereinbarungen fehlen?

Prüfen Sie, ob zu jedem Vertrag ein von beiden Seiten unterschriebenes Dokument vorliegt, das die Umwandlung regelt. Ein Versicherungsantrag allein ist keine Vereinbarung.

Gilt der 15-Prozent-Zuschuss wirklich für alle Altverträge?

Ja, seit dem 1. Januar 2022 auch für Vereinbarungen von vor 2019, soweit der Arbeitgeber durch die Umwandlung Sozialversicherungsbeiträge spart (§ 1a Abs. 1a BetrAVG). Tarifverträge können abweichende Regeln enthalten.

Muss die Zusage an den Geschäftsführer anders behandelt werden?

Ja. Für beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer gelten strengere Anerkennungsregeln des Finanzamts, unter anderem zu Schriftform, Erdienbarkeit und Angemessenheit. Details im Ratgeber zur Geschäftsführerversorgung.

Was kostet eine Bestandsprüfung?

Für die Prüfung entsteht kein gesondertes Honorar, unsere Vergütung läuft über die Versicherer. Was Sie einbringen, sind ein Termin und die Vertragsunterlagen.

Wie oft sollte die bAV geprüft werden?

Einmal gründlich, danach jährlich mit den neuen Rechengrößen und bei jeder Gesetzesänderung, zuletzt dem Zweiten Betriebsrentenstärkungsgesetz.

Reicht eine Betriebsvereinbarung statt einer Versorgungsordnung?

Eine Betriebsvereinbarung ist eine mögliche Form, setzt aber einen Betriebsrat voraus. Ohne Betriebsrat regelt eine Versorgungsordnung als einheitliche Zusage dieselben Punkte.

Quellen

• § 1a BetrAVG, Anspruch auf Entgeltumwandlung und Arbeitgeberzuschuss, gesetze-im-internet.de

• § 1 BetrAVG, Zusage und Einstandspflicht des Arbeitgebers, gesetze-im-internet.de

• § 1b BetrAVG, Unverfallbarkeit, gesetze-im-internet.de

• Deutsche Rentenversicherung: Betriebliche Altersversorgung, deutsche-rentenversicherung.de

Über den Autor: Sebastian Dreschmann, Geschäftsführer der GfbV, Versicherungsmakler nach § 34d GewO (Register-Nr. D-CYQS-HWT7L-09).

Stand: September 2026

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