HR-Rechner: Was die bAV-Verwaltung kostet
Wie viel Aufwand steckt in Ihrer bAV-Verwaltung? Der Rechner zählt Vorgänge, Stunden und Personalkosten pro Jahr – und zeigt, was sich auslagern lässt.
Wie viel Verwaltung steckt in Ihrer Betriebsrente?
Vier Angaben — und Sie sehen, wie viele Vorgänge im Jahr zusammenkommen. Gezählt wird, was tatsächlich anfällt: Ein- und Austritte, Elternzeit, Entgeltänderungen und der jährliche Pflichtlauf über jeden Vertrag.
*Modellrechnung auf Basis Ihrer Angaben und Erfahrungswerten aus der Bestandsverwaltung. Zeitansätze je Vorgang: Eintritt 150 Min (jede Einstellung zählt, weil nach § 1a BetrAVG jeder Arbeitnehmer Anspruch auf Entgeltumwandlung hat), Austritt mit Vertrag 180 Min (Unverfallbarkeit nach § 1b BetrAVG prüfen, Versicherungsnehmerwechsel oder Beitragsfreistellung, Optionsgespräch), Mitarbeiter-Anfrage 30 Min bei 1,5 Anfragen je Vertrag und Jahr, laufende Änderung 45 Min bei 70 % der Verträge pro Jahr (Elternzeit, Mutterschutz, Entgeltänderung), Jahrespflichtlauf 35 Min je Vertrag (Anpassung an die Beitragsbemessungsgrenze nach § 3 Nr. 63 EStG und Prüfung des Arbeitgeberzuschusses nach § 1a Abs. 1a BetrAVG), Bestandsabgleich 4 Std. je Versicherer und Jahr, anteilige Prüfungsunterstützung 2 Std. je Jahr. Aufschläge: 18 % je zusätzlichem Versicherer, 35 % für Rückfragen und Nacharbeit. Personalkosten mit 65 € Vollkosten je Stunde. Das Nachzahlungsrisiko unterstellt eine durchschnittliche Entgeltumwandlung von 150 € je Vertrag und Monat und einen über vier Jahre nicht oder falsch gezahlten Zuschuss — es entsteht nur, wenn der Zuschuss tatsächlich fehlt. Ihr tatsächlicher Aufwand hängt von Bestand, Versicherern und Prozessen ab; genau das prüft der Check.
Wie viel Verwaltung steckt in Ihrer bAV?
Wir prüfen, welche Vorgänge heute bei Ihnen liegen und was davon über GfbV laufen kann. Die Einschätzung erhalten Sie per E-Mail.
- Ein- und Austritte, Änderungen, Anbieterkontakt
- Aufwand in Stunden und Euro
- Vorschlag, was wir übernehmen
- Absenden. Sie erhalten sofort eine Eingangsbestätigung.
- Einordnung. Ein Berater meldet sich per E-Mail.
- Termin. In 30 Minuten erhalten Sie eine komplette Auswertung Ihrer Situation.
Verwaltungs-Check anfordern
Jede Einstellung ist ein bAV-Vorgang – auch ohne Vertrag, weil jeder Arbeitnehmer nach § 1a BetrAVG Anspruch auf Entgeltumwandlung hat. Dazu kommen Austritte, Elternzeiten, Entgeltänderungen und der jährliche Pflichtlauf über jeden Vertrag. Der Verwaltungsrechner zählt, was davon in Ihrem Betrieb zusammenkommt.
So nutzen Sie den Rechner
- Mitarbeiter einstellen
Zählen Sie alle Beschäftigten, nicht nur die mit Vertrag. Jede Einstellung löst einen Angebots- und Dokumentationsvorgang aus.
- Anteil mit Betriebsrente angeben
Der Rechner zeigt daneben die Zahl der Verträge. Wenn Sie den Anteil nicht kennen: laufende Verträge geteilt durch Kopfzahl.
- Versicherer im Bestand zählen
Jeder zusätzliche Versicherer bedeutet ein weiteres Portal, einen weiteren Formularsatz und eigene Fristen.
- Personalwechsel pro Jahr schätzen
Ein- und Austritte sind die aufwendigsten Vorgänge; die Fluktuation treibt das Ergebnis stärker als die Kopfzahl.
So lesen Sie das Ergebnis
Stunden pro Jahr, umgerechnet in Wochen Vollzeitarbeit, Einzelvorgänge und Personalkosten. Das ist der Aufwand, der heute in Ihrem Haus anfällt.
„Übernehmen wir“ ist der Anteil der Vorgänge, der bei einer Auslagerung über GfbV läuft, rund vier von fünf. „Bleiben bei Ihnen“ sind Lohnzeile und Entscheidungen. Der dritte Wert zeigt die Stunden, die durch Rückfragen, Nacharbeit und den Wechsel zwischen Portalen entstehen.
Was im Raum steht, wenn der 15 %-Zuschuss auf Ihren Verträgen nicht korrekt läuft; für Altverträge ist er seit dem 01.01.2022 Pflicht. Die Zahl entsteht nur, wenn der Zuschuss tatsächlich fehlt; ob das so ist, zeigt der Zuschuss-Rechner.
Annahmen der Berechnung
Häufigkeit: jede Einstellung.
Häufigkeit: jeder Austritt, Unverfallbarkeit nach § 1b BetrAVG prüfen.
Häufigkeit: 1,5 je Vertrag und Jahr.
Häufigkeit: 70 % der Verträge pro Jahr.
Häufigkeit: jeder Vertrag (BBG § 3 Nr. 63 EStG, Zuschuss § 1a BetrAVG).
Häufigkeit: je Versicherer und Jahr.
Aufschläge. 18 % je zusätzlichem Versicherer, 35 % für Rückfragen und Nacharbeit, 2 Stunden anteilige Prüfungsunterstützung pro Jahr. Personalkosten mit 65 € Vollkosten je Stunde. Das Nachzahlungsrisiko unterstellt 150 € Entgeltumwandlung je Vertrag und Monat und vier Jahre fehlenden Zuschuss.
Was der Rechner nicht abbildet
- Ihre tatsächlichen Stundensätze und Prozesse. Der Rechner arbeitet mit Erfahrungswerten, nicht mit Ihrer Zeiterfassung.
- Bestandsaufnahme und Migration. Einzelverträge aus verschiedenen Jahren müssen erst erfasst werden; dieser einmalige Aufwand ist nicht enthalten.
- Rechtliche Ordnung. Versorgungsordnung, Zuschusspflicht und Dokumentation lösen sich nicht durch Auslagerung allein. Was dazugehört, steht auf der Seite betriebliche Altersvorsorge für Arbeitgeber und unter Versorgungsordnung.
- Beratungswirkung. Der Rechner zählt Verwaltungszeit, er erhöht nicht die Teilnahmequote. Das leistet nur die Beratung der Belegschaft.
Modellrechnung ohne Gewähr, keine Haftung im Einzelfall. Wenn Sie wissen wollen, welche dieser Vorgänge bei Ihnen zu welchem Aufwand führen, fordern Sie unten den Verwaltungs-Check an und schildern Sie kurz Ihre Ausgangslage. Ein Berater meldet sich per E-Mail.
Hinweis: Diese Seite informiert allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Konkrete Fragen klären wir gemeinsam mit Ihrem Steuerberater.
Häufige Fragen
Für wen lohnt sich der bAV-Verwaltungsrechner?
Für Personalverantwortliche und Geschäftsführer in Betrieben, in denen bAV-Vorgänge heute per E-Mail, Tabelle und Versichererportal laufen. Je mehr laufende Verträge und je mehr Versicherer, desto größer der Hebel.
Was bedeutet „davon mit Betriebsrente"?
Der Anteil der Beschäftigten mit einem laufenden bAV-Vertrag. In Betrieben mit Einzelberatung erreichen wir eine Teilnahmequote von 71 %; ohne Beratung liegt der Anteil in vielen Betrieben deutlich darunter.
Woher stammen die Zeitansätze?
Aus der Bestandsverwaltung bei GfbV, konservativ gerundet. Der Rechner bewertet die Stunden mit 65 € Vollkosten je Stunde. Tatsächliche Zeiten hängen von Ihren Prozessen und Ihrer Lohnsoftware ab – die Annahme ist ein Erfahrungswert, keine Messung.
Was heißt „übernehmen wir“ im Ergebnis?
Ein- und Austritte, Änderungen, Rückfragen der Mitarbeitenden und die Abstimmung mit den Versicherern laufen über uns. Bei Ihnen bleiben die Zeile in der Lohnabrechnung und die Entscheidungen. Wie das zusammenspielt, steht unter [bAV-Verwaltung auslagern](/betriebliche-altersvorsorge/bav-verwaltung-auslagern).
Was kostet die Auslagerung?
Für Sie entsteht kein gesondertes Beratungshonorar – unsere Vergütung läuft über die Versicherer. Was Sie tragen, sind der Pflichtzuschuss zur Entgeltumwandlung (15 %, § 1a BetrAVG) und der interne Aufwand bei der Einführung.