Betriebliche Altersvorsorge für Arbeitgeber

Jeder pflichtversicherte Arbeitnehmer in Ihrem Betrieb hat ein gesetzliches Recht auf Entgeltumwandlung. Sie als Arbeitgeber müssen dieses Recht erfüllen — und Sie haften für die zugesagte Leistung, auch wenn ein Versicherer sie auszahlt. Betriebliche Altersvorsorge ist für den Arbeitgeber deshalb keine Produktfrage, sondern eine Organisationsfrage.

Die meisten Betriebe, mit denen wir sprechen, haben es schon einmal versucht: ein paar Direktversicherungen aus verschiedenen Jahren, kein Dokument, das den Rahmen beschreibt, und niemand, der weiß, ob der gesetzliche Zuschuss überall läuft. Diese Seite ordnet, was Pflicht ist, was Gestaltung ist und in welcher Reihenfolge man vorgeht.

Was Arbeitgeber müssen — und was ausdrücklich nicht

Es gibt keine Pflicht, eine Betriebsrente anzubieten. Kein Gesetz zwingt Sie, ein Versorgungswerk einzurichten oder eigenes Geld einzuzahlen. Auch das Zweite Betriebsrentenstärkungsgesetz von 2026 hat daran nichts geändert.

Es gibt aber eine Pflicht, das Verlangen zu erfüllen. Nach § 1a Absatz 1 BetrAVG kann jeder in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversicherte Beschäftigte verlangen, bis zu 4 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze seines Entgelts in eine Anwartschaft auf Altersversorgung umzuwandeln. Sie können diesen Anspruch nicht ablehnen.

Sie bestimmen den Weg, nicht der Mitarbeitende. Bieten Sie eine Pensionskasse oder einen Pensionsfonds an, läuft die Umwandlung dort. Tun Sie nichts, kann der Beschäftigte eine Direktversicherung verlangen — und Sie verwalten am Ende Verträge, die Sie sich nicht ausgesucht haben.

1. seit jeher
   Einstandspflicht für die zugesagte Leistung

   § 1 Abs. 1 Satz 3 BetrAVG: Der Arbeitgeber haftet, auch wenn ein Versicherer auszahlt.
2. 2002
   Entgeltumwandlung auf Verlangen ermöglichen

   § 1a Abs. 1 BetrAVG: Anspruch jedes pflichtversicherten Beschäftigten.
3. 2019
   15 Prozent Arbeitgeberzuschuss für Neuverträge

   § 1a Abs. 1a BetrAVG: Zuschuss auf jede neue Entgeltumwandlung.
4. 2022
   15 Prozent Zuschuss auch für Altverträge

   § 26a BetrAVG: Die Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2022 für Vereinbarungen von vor 2019.
5. 2026
   Mindestens 20 Prozent Zuschuss im Optionssystem

   § 20 Abs. 3 BetrAVG (BRSG II): gilt nur bei automatischer Entgeltumwandlung per Betriebsvereinbarung.

Der Zuschuss: 15 Prozent sind Pflicht, auch für alte Verträge

Wandelt ein Mitarbeitender Entgelt um, sparen Sie Sozialversicherungsbeiträge. Diese Ersparnis müssen Sie weitergeben.

Die Regel steht in § 1a Absatz 1a BetrAVG: 15 Prozent des umgewandelten Betrags, zusätzlich zum umgewandelten Entgelt, soweit Sie durch die Umwandlung Sozialversicherungsbeiträge einsparen. Für Vereinbarungen ab 2019 gilt das seit 2019, für alle älteren seit dem 1. Januar 2022 (§ 26a BetrAVG). Die Regel ist tarifdispositiv: Ein Tarifvertrag kann abweichen — wer tarifgebunden ist, prüft zuerst den Tarifvertrag.

Pauschal oder spitz. Sie können den Zuschuss pauschal mit 15 Prozent zahlen oder „spitz" auf die tatsächlich eingesparten Beiträge begrenzen. Das wird relevant, wenn ein Gehalt über der Beitragsbemessungsgrenze der Kranken- und Pflegeversicherung liegt. Pauschal ist selten teurer, aber immer einfacher; die spitze Rechnung muss jedes Jahr neu laufen.

Was das in Euro bedeutet, zeigt der Zuschuss-Rechner, die Regeln im Detail stehen im Ratgeber zum Arbeitgeberzuschuss zur bAV.

Das ist die häufigste Fehlerquelle im Bestand. Bei Neuverträgen ist der Zuschuss meist eingerichtet. Bei Verträgen „von irgendwann" fehlt er oft, und dann sammeln sich Nachforderungsansprüche der Belegschaft an, die niemand auf dem Schirm hat. Ob Ihr Bestand betroffen ist, klärt der Weg Bestand prüfen.

BRSG II: was sich 2026 geändert hat

Das Zweite Betriebsrentenstärkungsgesetz gilt seit Januar 2026 und schafft keine neue Pflicht, aber neue Spielräume. Wer die Entgeltumwandlung per Betriebsvereinbarung automatisch starten lässt — das sogenannte Optionssystem, bei dem Beschäftigte widersprechen müssen statt zuzustimmen —, zahlt nach § 20 Absatz 3 BetrAVG mindestens 20 Prozent Zuschuss. Das geht jetzt auch ohne Tarifvertrag.

Für nicht tarifgebundene Betriebe ist außerdem das Sozialpartnermodell geöffnet, und ab 2027 steigt der Förderbetrag für Geringverdienende nach § 100 EStG. Was davon für Ihren Betrieb relevant ist und was nicht, steht unter BRSG II: Was sich für Arbeitgeber ändert. Für die laufende Entgeltumwandlung bleibt es bei 15 Prozent.

Was die Umwandlung steuerlich möglich macht

Beiträge an Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds sind nach § 3 Nummer 63 EStG bis zu 8 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung steuerfrei. Sozialversicherungsfrei sind davon 4 Prozent.

Die Werte für 2026: Die Beitragsbemessungsgrenze liegt bei 8.450 Euro im Monat, 101.400 Euro im Jahr. Daraus folgen die beiden Höchstbeiträge für die Entgeltumwandlung:

Die Grenze ändert sich jährlich mit der Rechengrößenverordnung; die Herleitung und der Stand für 2027 stehen unter Beitragsbemessungsgrenze und bAV-Höchstbeiträge 2026.

Für Sie als Arbeitgeber heißt das zweierlei: Die Umwandlung senkt das beitragspflichtige Entgelt, und genau daraus entsteht Ihre Zuschusspflicht. Eine Steuerersparnis im Einzelfall lässt sich nur mit Ihrem Steuerberater ausrechnen — wir liefern die Zahlen, nicht die steuerliche Würdigung.

Die fünf Durchführungswege im Vergleich

Ein Durchführungsweg ist die rechtliche Form, in der die Zusage abgewickelt wird. Fünf stehen zur Wahl, und sie unterscheiden sich vor allem darin, wie stark sie Ihre Bilanz und Ihre Verwaltung berühren.

Für die Belegschaft ist die Direktversicherung der Regelfall. Sie ist schlank in der Verwaltung, portabel beim Jobwechsel und belastet die Bilanz nicht. Die Unterstützungskasse kommt ins Spiel, wenn Beiträge über die Grenze des § 3 Nr. 63 EStG hinausgehen sollen.

Drei Fragen entscheiden über den Weg: Soll die Zusage in der Bilanz auftauchen oder nicht? Bleiben die Beiträge unter der Grenze des § 3 Nr. 63 EStG oder darüber? Und wer soll die Verwaltung tragen — ein Versicherer, eine Kasse oder das Unternehmen selbst? Wer diese drei Fragen beantwortet hat, hat den Durchführungsweg in der Regel schon gewählt. Der Tarif kommt danach.

Für Geschäftsführer gelten eigene Regeln. Status, steuerliche Anerkennung und Bilanzwirkung entscheiden dort über die Wahl; für beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer gilt das Betriebsrentengesetz nicht einmal. Das ist ein eigenes Thema — siehe Geschäftsführerversorgung.

Die Haftung bleibt bei Ihnen — auch bei der Direktversicherung

Das ist der Punkt, der in Produktgesprächen regelmäßig untergeht.

Sie stehen für die Leistung ein. § 1 Absatz 1 Satz 3 BetrAVG sagt es wörtlich: Der Arbeitgeber steht für die Erfüllung der zugesagten Leistungen auch dann ein, wenn die Durchführung nicht unmittelbar über ihn erfolgt. Ein Versicherer im Hintergrund ändert daran nichts.

Daraus folgen drei Pflichten, die im Alltag anfallen:

• Unverfallbarkeit prüfen. Eine Anwartschaft aus Arbeitgeberbeiträgen bleibt erhalten, wenn die Zusage drei Jahre bestanden hat und der Beschäftigte 21 Jahre alt ist (§ 1b BetrAVG). Umgewandeltes Entgelt ist sofort unverfallbar.
• Anpassung prüfen. Laufende Betriebsrenten sind alle drei Jahre auf Anpassung zu prüfen (§ 16 BetrAVG), mit gesetzlich geregelten Ausnahmen je nach Weg und Zusageform.
• Insolvenzsicherung beachten. Direktzusage, Unterstützungskasse und Pensionsfonds sind über den Pensions-Sicherungs-Verein zu sichern und beitragspflichtig (§§ 7 ff. BetrAVG).

Die Versorgungsordnung macht aus Einzelverträgen ein System

Eine Versorgungsordnung ist das Dokument, das beschreibt, wer im Betrieb was bekommt: welcher Personenkreis teilnimmt, welcher Durchführungsweg gilt, wie hoch der Zuschuss ist, was bei Elternzeit, unbezahltem Urlaub und Austritt passiert.

Ohne dieses Dokument entsteht kein Ordnungsproblem, sondern ein Haftungsproblem. Wer einzelnen Mitarbeitenden Zusagen gibt und anderen nicht, ohne den Unterschied begründen zu können, riskiert Ansprüche aus Gleichbehandlung. Und jede Zusage, die nur im Kopf des Lohnbüros existiert, ist bei einem Personalwechsel weg.

Was hineingehört, in Stichworten: Personenkreis und Wartezeiten, Durchführungsweg und Versorgungsträger, Zuschussregel (pauschal oder spitz, ab wann), Verfahren bei Eintritt, Austritt, Elternzeit und Entgeltfortfall, Zuständigkeiten und Informationswege. Wie so ein Rahmen aufgebaut und rechtssicher eingeführt wird, steht unter Versorgungsordnung erstellen.

Was die betriebliche Altersvorsorge den Arbeitgeber wirklich kostet

Zwei Posten, die man auseinanderhalten muss.

Der Beitrag. Bei reiner Entgeltumwandlung zahlt der Mitarbeitende aus seinem Bruttoentgelt; Ihr eigener Aufwand ist der Pflichtzuschuss von 15 Prozent, der weitgehend aus der eingesparten Sozialversicherung stammt. Alles darüber hinaus — ein arbeitgeberfinanzierter Grundbeitrag, ein höherer Zuschuss als Bindungsinstrument — ist freiwillig und Ihre Entscheidung.

Der Aufwand. Er entsteht nicht beim Abschluss, sondern danach: An- und Abmeldungen, Beitragsanpassungen, Elternzeit, Austritte, Anfragen der Belegschaft, Nachweise für die Prüfung. Das ist der Grund, aus dem Versorgungswerke einschlafen — nicht der Preis. Eine Größenordnung für Ihren Betrieb liefert der bAV-Verwaltungsrechner.

Die Beratung. Für Sie entsteht kein gesondertes Beratungshonorar — unsere Vergütung läuft über die Versicherer. „Kostenlos" ist die bAV damit für keinen Arbeitgeber; ehrlich ist: kein Honorar, aber Zuschuss und interner Aufwand. Wie die Zusammenarbeit im Einzelnen aussieht und was ein Makler im Unterschied zum Versicherer-Außendienst schuldet, steht unter bAV-Beratung für Arbeitgeber.

Verwaltung: wer die Vorgänge bearbeitet, entscheidet über das Versorgungswerk

Der Villain ist der Verwaltungsaufwand, nicht die Kosten. Betriebe scheitern an „Wer soll das verwalten?", nicht an „Was kostet das?". Deshalb gehört zur Einführung die Frage, wer laufend Eintritte meldet, Beitragsänderungen weitergibt, Elternzeiten dokumentiert und Austritte abwickelt.

Drei Modelle sind üblich.

Wie sich Verwaltung digitalisieren und auslagern lässt, steht unter bAV-Verwaltung auslagern.

Die Schnittstelle zum Lohnbüro entscheidet über den Alltag. Jede Entgeltumwandlung ändert das beitragspflichtige Entgelt, jeder Zuschuss ist eine eigene Lohnart, jede Elternzeit setzt Beiträge aus. Läuft das über eine feste Meldung je Vorgang, bleibt es eine Zeile in der Abrechnung; läuft es über E-Mails und Zuruf, entstehen die Fehler, die später in der Sozialversicherungsprüfung auffallen.

Ein Benefit, den niemand kennt, ist keiner

Eine eingerichtete bAV, über die nie jemand mit der Belegschaft gesprochen hat, erzeugt Verwaltungsaufwand und keine Bindung.

Deshalb gehört Einzelberatung in jedes Konzept. Die Teilnahmequote hängt an der Kommunikation, nicht am Tarif. Wer nur ein Formular ins Intranet stellt, hat ein Papierversprechen.

71 %

Teilnahmequote, wo wir die Belegschaft einzeln beraten

110+

betreute Unternehmen

3.100+

Mitarbeitergespräche

Für das Recruiting zählt dasselbe. Eine bAV, die in der Stellenanzeige steht und im Vorstellungsgespräch in einem Satz erklärt werden kann, ist ein Argument. Eine, die niemand im Haus erklären kann, ist eine Zeile im Vertrag. Wie die bAV als Bindungsinstrument eingesetzt wird, steht unter bAV zur Mitarbeiterbindung.

Typische Fehler von Arbeitgebern

Die meisten Probleme im Bestand haben dieselben fünf Ursachen. Keine davon ist ein Produktfehler.

Der Fehler mit dem größten Hebel ist der erste: Wo die Entgeltumwandlung vor 2019 ohne Zuschuss vereinbart wurde und seither niemand hingesehen hat, läuft sie bis heute ohne Zuschuss weiter — der gesetzliche Anspruch besteht trotzdem. Die vollständige Liste mit Beispielen steht im Ratgeber Die häufigsten bAV-Fehler von Arbeitgebern.

So läuft die Einführung ab

Ihr Aufwand: ein Termin. Danach läuft die Einführung in vier Schritten, und für jeden ist klar, wer ihn erledigt.

1. Bestandsaufnahme. Welche Verträge laufen, läuft der Zuschuss überall, wie ist die Belegschaft strukturiert. Bestehende Systeme prüfen wir vorher — dafür gibt es den eigenen Weg Bestand prüfen.
2. Versorgungskonzept in 5 Werktagen. Durchführungsweg, Zuschussmodell, Personenkreis, Kostenrahmen — schriftlich, zum Vorlegen bei Geschäftsführung und Steuerberater.
3. Rahmen und Anbieter. Versorgungsordnung, Marktvergleich statt Hausprodukt, Anbindung an die Lohnbuchhaltung. Für das Lohnbüro bleibt eine Zeile.
4. Belegschaft und Verwaltung. Einzelberatung für alle, danach laufende Bearbeitung der Vorgänge durch uns.

Was wir für den ersten Termin brauchen, ist überschaubar: eine Liste der laufenden Verträge mit Anbieter und Beginn, die Regelung zum Zuschuss (falls vorhanden), eine anonymisierte Übersicht der Belegschaft nach Alter und Eintrittsjahr sowie den Tarifvertrag, falls Sie gebunden sind. Fehlt etwas, rechnen wir mit dem, was da ist, und weisen die Lücke im Konzept aus.

Marktvergleich statt Hausprodukt: GfbV ist Versicherungsmakler nach § 34d GewO und an keinen Versicherer gebunden. Der Durchführungsweg und der Versorgungsträger werden verglichen, nicht gesetzt. Den Ablauf mit Checkliste für das erste Gespräch beschreibt die Seite Benefits einführen.

Nächster Schritt

Schicken Sie uns Ihre Ausgangslage: Zahl der Mitarbeitenden, ob bereits Verträge laufen und was Sie erreichen wollen. Ein Berater meldet sich per E-Mail und sagt Ihnen, was sich prüfen lässt und welche Unterlagen dafür nötig sind.