Versorgungsordnung: rechtliche Absicherung der bAV
Was in die Versorgungsordnung gehört und wie wir die Erstellung mit einer Kooperationskanzlei begleiten.
Das Wichtigste in Kürze
- Keine gesetzliche Pflicht, aber der Standard: Ohne Versorgungsordnung gelten Einzelzusagen, betriebliche Übung und Gleichbehandlungsgrundsatz.
- Fünf Regelungspunkte tragen das Dokument: Personenkreis, Durchführungsweg, Zuschuss, Ein- und Austritt, Änderungsvorbehalt.
- Der Zuschuss gehört hinein: mindestens 15 % bei Entgeltumwandlung (§ 1a Abs. 1a BetrAVG), seit 2022 auch für Altverträge.
- Beitragsgrenzen als Prozentsatz der BBG formulieren, nicht als Euro-Betrag — sonst veraltet die Ordnung jedes Jahr.
- Ohne Änderungsvorbehalt gilt jede Anpassung nur für die, die sie einzeln unterschreiben.
- Konzept vom Makler, Formulierung von der Kanzlei, Steuerfragen beim Steuerberater — jährlich und anlassbezogen prüfen.
So läuft es: Versorgungsordnung
Von Sebastian Dreschmann, Geschäftsführer · · aktualisiert am
Einzelverträge ohne Versorgungsordnung sind ein Haftungs-, kein Ordnungsproblem. Wer über Jahre bAV-Verträge einzeln abgeschlossen hat — verschiedene Anbieter, verschiedene Zuschüsse, verschiedene Formulierungen —, hat kein Versorgungswerk, sondern eine Sammlung von Zusagen, für die er in jedem Einzelfall geradesteht.
Diese Seite erklärt, was eine Versorgungsordnung in der betrieblichen Altersvorsorge (bAV) regelt, welche Punkte hineingehören, welche Risiken ohne sie entstehen und wie GfbV die Erstellung gemeinsam mit einer Kooperationskanzlei begleitet. Die Pflichten des Arbeitgebers im Überblick stehen auf der Seite Betriebliche Altersvorsorge für Arbeitgeber.
Was eine Versorgungsordnung ist — und was sie nicht ist
Die Versorgungsordnung ist die Regel, der Vertrag ist die Umsetzung. Nach § 1 BetrAVG entsteht betriebliche Altersversorgung durch eine Zusage des Arbeitgebers. Die Versorgungsordnung fasst diese Zusage für alle Beschäftigten in ein einheitliches Dokument: Sie legt fest, wer unter welchen Bedingungen was bekommt — unabhängig davon, welcher Versicherungsvertrag am Ende dahintersteht.
Rechtlich ist sie meist eine Gesamtzusage: eine einseitige Erklärung des Arbeitgebers an die Belegschaft, die durch Aushang oder Aushändigung bekannt gemacht wird. Gibt es einen Betriebsrat, kann sie als Betriebsvereinbarung geschlossen werden; für ein Optionssystem, bei dem Beschäftigte automatisch teilnehmen und aktiv widersprechen müssen, ist das zwingend.
Was sie nicht ist: kein Versicherungsvertrag, keine Steuerberatung, keine Betriebsvereinbarung im Alleingang. Der Versicherungsvertrag regelt das Verhältnis zum Versorgungsträger; die Versorgungsordnung regelt das Verhältnis zwischen Ihnen und Ihren Beschäftigten. Widersprechen sich beide, gilt im Zweifel das, was Sie zugesagt haben.
Was in eine Versorgungsordnung gehört
Fünf Regelungspunkte tragen das Dokument, drei weitere schließen die typischen Lücken. Fehlt einer, entsteht die Lücke dort, wo später gestritten wird.
Der Personenkreis ist der Punkt, an dem Gleichbehandlung entschieden wird. Wer einzelne Beschäftigte ausnimmt, braucht dafür einen sachlichen Grund, der im Dokument steht — nicht im Kopf des Geschäftsführers.
Der Zuschuss ist seit 2022 der häufigste Fehler in bestehenden Ordnungen: Viele stammen aus einer Zeit vor der Zuschusspflicht und nennen ihn gar nicht. Für neue Verträge gilt der Zuschuss seit 2019, für Altverträge seit 2022 — die Ordnung muss beides abbilden. Die Rechenregeln stehen unter Arbeitgeberzuschuss zur bAV.
Die Beitragsgrenzen sollten als Prozentsatz der Beitragsbemessungsgrenze formuliert sein, nicht als Euro-Betrag. Steuerfrei sind 8 % der BBG — 2026 sind das 8.112 € im Jahr —, sozialversicherungsfrei 4 %, also 4.056 €. Die BBG ändert sich jährlich; eine Ordnung mit Euro-Beträgen ist im Folgejahr überholt. Die aktuellen Werte stehen unter Beitragsbemessungsgrenze und bAV-Höchstbeiträge 2026.
Haftungsrisiken ohne Versorgungsordnung
Ohne einheitliche Regel entsteht das Versorgungswerk aus Einzelfällen. Die Risiken daraus sind keine theoretischen: Sie realisieren sich beim Austritt, im Leistungsfall, bei der Betriebsprüfung und beim Unternehmensverkauf.
Welche Fehler ohne Versorgungsordnung typischerweise entstehen, vom ungeprüften Bestand bis zur mündlichen Zusage, zeigt der Ratgeber Die häufigsten Fehler in der bAV.
Wichtig: Eine fehlende Versorgungsordnung ist kein Ordnungsmangel, sondern eine offene Haftung. Sie wird nicht kleiner, wenn man sie nicht anschaut — sie wächst mit jedem Vertrag, der dazukommt.
Was das BRSG II in der Versorgungsordnung auslöst
Ein Optionssystem oder ein geänderter Zuschuss wirken erst, wenn sie in der Ordnung stehen. Das Zweite Betriebsrentenstärkungsgesetz erweitert die Möglichkeiten für Arbeitgeber — automatische Teilnahme mit Widerspruchsrecht, Sozialpartnermodell, geänderte Zuschussregeln. Keine dieser Möglichkeiten setzt sich von selbst um: Sie muss in der Versorgungsordnung, bei einem Optionssystem in einer Betriebsvereinbarung, festgehalten werden. Welche Änderungen das Gesetz konkret bringt, lesen Sie unter BRSG II: Was sich für Arbeitgeber ändert; die amtlichen Antworten stehen beim BMAS.
So läuft die Erstellung ab
Konzept vom Makler, Formulierung von der Kanzlei, Steuerfragen beim Steuerberater. Diese Arbeitsteilung ist keine Bequemlichkeit, sondern die gesetzliche Grenze: Ein Versicherungsmakler liefert Zahlen und Konzept, keine Rechts- oder Steuerberatung.
- BestandsaufnahmeVorhandene Ordnung, Einzelzusagen, Verträge und Zuschuss.
- VersorgungskonzeptPersonenkreis, Weg, Zuschuss, Grenzen und Verfahren.
- Entwurf und AbstimmungRechtliche Formulierung, steuerliche Würdigung, ggf. Betriebsrat.
- BekanntgabeAushändigung an die Belegschaft in der Einzelberatung.
- PflegeBei Gesetzesänderung, Anbieterwechsel und Betriebsübergang.
Die Bestandsaufnahme ist bei bestehenden Beständen der aufwendigste Schritt. Einzelzusagen aus verschiedenen Jahren müssen unter eine Regel gefasst werden, ohne dass jemand schlechter gestellt wird — Bestandsschutz für das, was bereits zugesagt ist, einheitliche Regel für alles Neue. Wie die Bestandsaufnahme im Detail abläuft, steht unter Bestehende bAV prüfen.
Die Bekanntgabe wird am häufigsten übersprungen. Eine Ordnung, die im Ordner liegt und nie ausgehändigt wurde, ist rechtlich angreifbar und praktisch wirkungslos. Die Bekanntgabe gehört deshalb in die Einzelberatung: Jeder Beschäftigte erhält die Ordnung und erfährt im Gespräch, was sie für sein Gehalt bedeutet. In Betrieben mit Einzelberatung liegt die Teilnahmequote bei 71 %.
Die Pflege ist kein Abschluss, sondern ein Rhythmus. Rechengrößen ändern sich jährlich, Gesetze in Abständen, Anbieter und Betriebsräte gelegentlich. Wer die Ordnung einmal im Jahr durchsieht, fängt die häufigste Lücke — den Zuschuss für Altverträge — ab, bevor sie zur Nachforderung wird.
Nächster Schritt
Schildern Sie uns über das Formular unten kurz Ihre Ausgangslage; Sie erhalten von uns die Liste der benötigten Unterlagen per E-Mail. Wir prüfen Ihre Versorgungsordnung oder die vorhandenen Einzelzusagen mit unserer Kooperationskanzlei: Passen Personenkreis, Zuschussregel, Beitragsgrenzen und Änderungsvorbehalt noch zur Rechtslage? Sie erhalten einen schriftlichen Befund. Gibt es noch keine Ordnung, beginnen wir mit der Bestandsaufnahme der Verträge. Ein Berater meldet sich per E-Mail.
In 30 Minuten erhalten Sie eine komplette Auswertung Ihrer Situation. Kostenfrei und unverbindlich, per Video.
Hinweis: Diese Seite informiert allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Konkrete Fragen klären wir gemeinsam mit Ihrem Steuerberater.
Quellen (4)
Bestehende bAV auf den Prüfstand
Wir sichten Ihre Verträge und Regelungen und zeigen, wo Handlungsbedarf besteht. Die Liste der benötigten Unterlagen erhalten Sie per E-Mail.
- Zuschuss, Versorgungsordnung, Dokumentation
- Anbieter- und Tarifqualität
- Priorisierte Maßnahmenliste
- Absenden. Sie erhalten sofort eine Eingangsbestätigung.
- Einordnung. Ein Berater meldet sich per E-Mail.
- Termin. In 30 Minuten erhalten Sie eine komplette Auswertung Ihrer Situation.
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Häufige Fragen
Ist eine Versorgungsordnung gesetzlich Pflicht?
Nein. Das Betriebsrentengesetz schreibt kein eigenes Dokument vor. Pflicht ist aber, dass jede Zusage eindeutig ist und alle Beschäftigten gleich behandelt werden — und das lässt sich ohne ein einheitliches Regelwerk kaum nachweisen. Deshalb ist die Versorgungsordnung in der Praxis der Standard.
Was ist der Unterschied zwischen Versorgungsordnung und Betriebsvereinbarung?
Die Versorgungsordnung ist eine Regelung des Arbeitgebers, die meist als Gesamtzusage an die Belegschaft ausgesprochen wird. Eine Betriebsvereinbarung wird mit dem Betriebsrat geschlossen; für ein Optionssystem, bei dem Beschäftigte automatisch teilnehmen und aktiv widersprechen müssen, ist sie zwingend. Beides kann nebeneinander bestehen — wichtig ist, dass sich die Dokumente nicht widersprechen.
Was passiert, wenn es keine Versorgungsordnung gibt?
Dann besteht das Versorgungswerk aus Einzelzusagen — jede mit eigenem Wortlaut, oft aus verschiedenen Jahren und mit verschiedenen Anbietern. Ansprüche entstehen aus dem jeweiligen Vertrag, aus betrieblicher Übung und aus dem Gleichbehandlungsgrundsatz. Für den Arbeitgeber ist das schwer zu überblicken und im Streitfall schwer zu verteidigen.
Wer erstellt die Versorgungsordnung?
Das Konzept — Personenkreis, Durchführungsweg, Zuschuss, Verfahren — kommt vom Makler; die rechtliche Formulierung übernimmt eine auf Betriebsrentenrecht spezialisierte Kanzlei. Wir liefern die Vorlage aus dem Versorgungskonzept und stimmen sie mit unserer Kooperationskanzlei ab. Steuerliche Fragen klärt Ihr Steuerberater — wir liefern Zahlen, keine Steuerberatung.
Muss die Versorgungsordnung wegen des BRSG II angepasst werden?
Nicht automatisch. Wer aber ein Optionssystem einführt, den Zuschuss anhebt oder das Sozialpartnermodell nutzt, muss das in der Ordnung festhalten — sonst gilt die Änderung nur für die Beschäftigten, die sie einzeln unterschrieben haben.
Wie oft sollte eine Versorgungsordnung geprüft werden?
Einmal im Jahr und bei jedem Anlass: Gesetzesänderung, Anbieterwechsel, Betriebsübergang, neuer Betriebsrat. Die häufigste Lücke in bestehenden Ordnungen ist der Arbeitgeberzuschuss, der seit 2022 auch für Verträge von vor 2019 gilt — gefolgt von Beitragsgrenzen, die als Euro-Betrag statt als Prozentsatz der Beitragsbemessungsgrenze formuliert sind.