Die häufigsten bAV-Fehler von Arbeitgebern

In vielen Betrieben läuft die betriebliche Altersversorgung seit Jahren „irgendwie“: ein paar Direktversicherungen aus verschiedenen Jahren, eine Vereinbarung, die niemand mehr findet, ein Zuschuss, der bei den alten Verträgen nie eingerichtet wurde. Solange sich niemand beschwert, fällt das nicht auf. Die meisten bAV-Fehler kosten erst Geld, wenn ein Mitarbeitender ausscheidet, ein Betriebsprüfer nachfragt oder ein Anwalt die Zusage liest.

Dieser Ratgeber beschreibt die fünf Fehler, die wir in der Beratung von über 110 Unternehmen immer wieder sehen, und räumt danach mit drei Mythen auf, die diese Fehler überhaupt erst entstehen lassen.

Die fünf Fehler im Überblick

Fehler 1: Der 15-Prozent-Zuschuss fehlt auf Altverträgen

Seit dem 1. Januar 2022 gilt der Arbeitgeberzuschuss auch für alte Verträge. Wandelt ein Beschäftigter Entgelt um, muss der Arbeitgeber 15 Prozent des umgewandelten Betrags zuschießen, soweit er dadurch Sozialversicherungsbeiträge spart (§ 1a Abs. 1a BetrAVG). Für Vereinbarungen von vor 2019 greift die Pflicht seit 2022 (§ 26a BetrAVG).

In der Praxis fehlt der Zuschuss genau dort. Bei Neuverträgen ist er meist eingerichtet, bei Verträgen „von irgendwann“ hat ihn niemand nachgetragen. Dann sammeln sich Nachforderungsansprüche an, die in keiner Bilanz stehen und die ein ausscheidender Mitarbeitender oder ein Betriebsprüfer irgendwann geltend macht.

Abhilfe: Die Vertragsliste mit Beginn und Umwandlungsbetrag gegen das Lohnjournal abgleichen. Wie der Zuschuss zu rechnen ist, spitz oder pauschal, steht im Beitrag zum Arbeitgeberzuschuss zur bAV; eine erste Größenordnung liefert der Zuschuss-Rechner.

Fehler 2: Keine oder veraltete Versorgungsordnung

Eine Versorgungsordnung ist nicht vorgeschrieben, aber ohne sie gilt der Einzelfall. Sie legt fest, wer teilnehmen darf, über welchen Durchführungsweg, mit welchem Zuschuss, und was bei Elternzeit, Krankheit oder Austritt passiert. Fehlt sie, entstehen Ansprüche aus Einzelzusagen und betrieblicher Übung, die niemand überblickt.

Veraltet ist fast so schlecht wie fehlend. Eine Ordnung aus der Zeit vor 2019 kennt den Pflichtzuschuss nicht, eine aus 2020 nicht die Übergangsregel für Altverträge. Wer sie nie angefasst hat, verwaltet ein Dokument, das dem Gesetz widerspricht.

Abhilfe: Die Versorgungsordnung mit der aktuellen Rechtslage abgleichen und Sonderfälle ergänzen. Was hineingehört, steht unter Versorgungsordnung: rechtliche Absicherung der bAV.

Fehler 3: Verwaltung im Lohnbüro ohne Prozess

Der Aufwand entsteht nach dem Abschluss, nicht davor. Ein- und Austritte, Elternzeit, Entgeltänderungen, Anfragen der Belegschaft, Nachweise für die Prüfung: Diese Vorgänge fallen laufend an. Landen sie unsortiert im Lohnbüro, hängt das Versorgungswerk an einer Person und ihrem Mail-Postfach.

Typische Folgen: Beim Austritt wird die Unverfallbarkeit nicht geprüft (§ 1b BetrAVG), bei der Gehaltserhöhung bleibt der Zuschuss auf dem alten Stand, bei der Elternzeit läuft der Beitrag weiter oder stoppt ohne Dokumentation. Jeder dieser Fehler ist klein, zusammen werden sie zum Haftungsfall.

Abhilfe: Jeder Vorgang braucht einen definierten Weg, einen Status und eine Historie. Wer das nicht intern aufbauen will, lagert die Verwaltung aus. Wie das läuft, steht unter bAV-Verwaltung auslagern.

Fehler 4: Beitragsgrenzen als Euro-Betrag statt in Prozent der BBG

Die steuerlichen Grenzen sind an die Beitragsbemessungsgrenze gekoppelt. Beiträge in Direktversicherung, Pensionskasse oder Pensionsfonds sind bis 8 Prozent der BBG steuerfrei (§ 3 Nr. 63 EStG), bis 4 Prozent der BBG auch sozialversicherungsfrei. Für 2026 liegt die BBG bei 8.450 Euro im Monat.

Viele Versorgungsordnungen nennen stattdessen einen festen Euro-Betrag. „Höchstens 300 Euro monatlich“ klang vor Jahren großzügig; heute liegt die sozialversicherungsfreie Grenze darüber, und der Abstand wächst mit jeder Anpassung der BBG. Der Rahmen bleibt ungenutzt, oder das Lohnbüro rechnet mit einem Wert, der nicht mehr stimmt.

Abhilfe: Grenzen in der Versorgungsordnung als Prozent der BBG formulieren, nicht als Euro-Betrag. Die aktuellen Werte und den jährlichen Pflege-Rhythmus beschreibt der Beitrag zur Beitragsbemessungsgrenze und zum bAV-Höchstbeitrag 2026.

Fehler 5: Keine Einzelberatung der Belegschaft

Ein Benefit, den niemand kennt, ist keiner. Ein Angebot, das nur als Formular im Intranet existiert, wird kaum genutzt. Die Beteiligung hängt nicht am Tarif, sondern an der Kommunikation, und an der Frage, ob jemand dem einzelnen Beschäftigten am eigenen Gehalt erklärt hat, was Entgeltumwandlung und Zuschuss für ihn bedeuten.

Die Zahlen aus unserer Beratung: In Betrieben, in denen wir jeden Beschäftigten einzeln beraten, liegt die Teilnahmequote bei 71 Prozent, gemessen über mehr als 3.100 Beratungsgespräche. Ohne Einzelberatung bleibt die bAV ein Vertrag im Ordner statt ein Argument im Bewerbungsgespräch.

Abhilfe: Die Einzelberatung gehört in jedes Konzept, nicht als Zusatz, sondern als Bestandteil der Einführung. Sie ist zugleich die Absicherung des Arbeitgebers, weil eine dokumentierte Beratung durch den Makler die Haftung für Falschberatung vom Unternehmen fernhält.

71 %

Teilnahmequote mit Einzelberatung

3.100

Beratungsgespräche als Messbasis

110+

betreute Unternehmen

Drei Mythen, die diese Fehler begünstigen

Mythos 1: „bAV ist Pflicht“

Nein. Es gibt keine Pflicht, eine Betriebsrente anzubieten. Pflicht ist, die Entgeltumwandlung zu ermöglichen, wenn ein Beschäftigter sie verlangt (§ 1a Abs. 1 BetrAVG), und darauf den Zuschuss zu zahlen. Wer das nicht aktiv gestaltet, verwaltet am Ende Direktversicherungen, die er sich nicht ausgesucht hat.

Mythos 2: „Der Zuschuss gilt nur für Neuverträge“

Falsch seit 2022. Für Vereinbarungen ab 2019 galt der Zuschuss sofort, für ältere Vereinbarungen seit dem 1. Januar 2022 (§ 26a BetrAVG). Das ist der Grund, warum Fehler 1 so häufig ist: Die Übergangsfrist ist abgelaufen, aber viele Bestände wurden nie nachgezogen.

Mythos 3: „Direktversicherung heißt keine Haftung“

Der Arbeitgeber steht für die Leistung ein, auch wenn ein Versicherer sie auszahlt (§ 1 Abs. 1 Satz 3 BetrAVG). Der Versicherer trägt das Kapitalmarktrisiko, nicht die Verantwortung für falsche Zusagen, fehlende Zuschüsse oder eine Beratung, die es nie gab. Was Arbeitgeber müssen und was Gestaltung ist, steht unter Betriebliche Altersvorsorge für Arbeitgeber.

Nächster Schritt

Wenn Sie wissen wollen, welche der fünf Fehler in Ihrem Bestand stecken, schildern Sie uns kurz Ihre Ausgangslage über das Formular unten. Sie erhalten von uns die Liste der benötigten Unterlagen per E-Mail. Ein Berater meldet sich per E-Mail mit einer ersten Einschätzung; wie die Prüfung abläuft, steht unter Bestehende bAV prüfen.