Was Arbeitgeber in der bAV wirklich müssen: Pflichten, Fristen, Haftung

Die meisten Arbeitgeber kennen bei der betrieblichen Altersvorsorge eine Pflicht: den Zuschuss. Die Haftung entsteht an anderer Stelle — bei Auskünften, mitgebrachten Verträgen und Fristen, die niemand im Kalender hat.

Dieser Beitrag ordnet die Pflichten des Arbeitgebers in der betrieblichen Altersvorsorge in der Reihenfolge, in der sie anfallen: was das Gesetz verlangt, welche Fristen laufen und wo aus einer Pflicht eine Haftung wird.

Pflicht ist der Anspruch, nicht die Betriebsrente

Das Betriebsrentengesetz verpflichtet keinen Arbeitgeber, eine Betriebsrente zu finanzieren. Es gibt jedem Beschäftigten einen Anspruch: Er kann verlangen, dass ein Teil seines Entgelts in eine betriebliche Altersversorgung fließt, bis zu 4 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze, 2026 also 4.056 Euro im Jahr (§ 1a Abs. 1 BetrAVG).

Aus diesem Anspruch folgen alle weiteren Pflichten. Sobald der erste Beschäftigte umwandelt, hat der Betrieb eine bAV, und mit ihr eine Zusage, für die er einsteht.

Die Pflichtenkette

1. Entgeltumwandlung ermöglichen§ 1a Abs. 1 BetrAVG

   Verlangt ein Beschäftigter die Umwandlung, muss der Betrieb sie umsetzen. Ablehnen kann er sie nicht.
2. Durchführungsweg anbieten§ 1a Abs. 1 BetrAVG

   Der Arbeitgeber legt den Weg fest. Bietet er weder Pensionskasse noch Pensionsfonds an, kann der Beschäftigte eine Direktversicherung verlangen.
3. Zuschuss zahlen§ 1a Abs. 1a, § 26a BetrAVG

   15 Prozent des umgewandelten Entgelts, soweit Sozialabgaben gespart werden — seit 2022 auch auf Vereinbarungen von vor 2019. Tarifverträge können abweichen.
4. Gleich behandeln§ 1b Abs. 1 Satz 4 BetrAVG

   Eine Leistung, die auf Gleichbehandlung beruht, steht einer Zusage gleich. Wer Gruppen unterschiedlich behandelt, braucht einen sachlichen Grund.
5. Richtig informieren§ 4a BetrAVG, § 2 NachwG

   Auskunft auf Verlangen, Versorgungsträger im Nachweis der Arbeitsbedingungen, jede Auskunft richtig und vollständig.
6. Austritt sauber abwickeln§ 1b, § 4 BetrAVG

   Unverfallbarkeit prüfen, Vertrag übertragen oder beitragsfrei stellen, Versorgungsträger informieren.

Wo ein Betriebsrat besteht, bestimmt er bei der Ausgestaltung mit (§ 87 BetrVG). Das betrifft nicht die Frage, ob der Betrieb einen eigenen Beitrag zahlt, wohl aber, wie er verteilt wird.

Wie hoch der Zuschuss im Einzelfall ausfällt und wann spitz statt pauschal gerechnet wird, beschreibt der Beitrag zum Arbeitgeberzuschuss zur bAV. Welche Kosten aus der Kette insgesamt entstehen, steht unter bAV-Kosten für Arbeitgeber.

Einstandspflicht: der Kern der Haftung

Der zentrale Satz des Betriebsrentengesetzes steht in § 1 Abs. 1 Satz 3 BetrAVG: Der Arbeitgeber steht für die Erfüllung der von ihm zugesagten Leistungen auch dann ein, wenn die Durchführung nicht unmittelbar über ihn erfolgt.

Praktisch heißt das: Zahlt der Versicherer weniger, als die Zusage verspricht, muss der Betrieb die Differenz tragen. Das gilt für Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds und Unterstützungskasse gleichermaßen.

Was zugesagt ist, bestimmt deshalb die Haftung. Steht die Zusage in einer Versorgungsordnung, ist sie überprüfbar. Steht sie nirgends, ergibt sie sich aus Einzelverträgen, Gesprächen und betrieblicher Übung — und im Streit aus dem, was der Beschäftigte belegen kann. Wie eine Versorgungsordnung diesen Rahmen setzt, steht auf der Seite Versorgungsordnung erstellen.

Informationspflichten: wo Auskunft zur Haftung wird

Eine allgemeine Pflicht, jeden Beschäftigten ungefragt auf seinen Umwandlungsanspruch hinzuweisen, sieht das Gesetz nicht vor. Die Haftung entsteht anders: Gibt der Arbeitgeber Auskunft, muss sie richtig und vollständig sein. Für falsche oder unvollständige Auskünfte haftet er nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts auf Schadensersatz.

Das betrifft vor allem Aussagen zu Steuer, Sozialabgaben in der Rentenphase und Mitnahme beim Wechsel. Wer im Lohnbüro „das lohnt sich auf jeden Fall" sagt, hat damit eine Auskunft gegeben.

Seit August 2022 verlangt zudem das Nachweisgesetz, dass Name und Anschrift des Versorgungsträgers im schriftlichen Nachweis der Arbeitsbedingungen stehen, soweit der Versorgungsträger nicht selbst zur Information verpflichtet ist (§ 2 NachwG). Auf Verlangen muss der Arbeitgeber oder der Versorgungsträger außerdem mitteilen, wie hoch die Anwartschaft ist und was bei einer Übertragung mitgegeben würde (§ 4a BetrAVG).

Fristen im Lebenslauf einer Zusage

Nicht jede Frist gilt für jeden Durchführungsweg. Die Direktversicherung mit unwiderruflichem Bezugsrecht ist von der Insolvenzsicherung ausgenommen; Direktzusage, Unterstützungskasse und Pensionsfonds sind es nicht (§ 10 BetrAVG).

1. bei der Zusage
   Mitteilung an den Pensions-Sicherungs-Verein

   Innerhalb von drei Monaten nach Erteilung einer Direktzusage, Errichtung einer Unterstützungskasse oder eines Pensionsfonds (§ 11 Abs. 1 BetrAVG). Gilt nicht für die Direktversicherung mit unwiderruflichem Bezugsrecht.

2. jährlich
   Meldung der Beitragsgrundlage

   Bis zum 30. September an den Pensions-Sicherungs-Verein, solange insolvenzsicherungspflichtige Zusagen bestehen (§ 11 Abs. 2 BetrAVG). Der Beitrag wird jedes Jahr neu festgesetzt.

3. jährlich
   Zuschuss und Grenzen prüfen

   Die steuer- und sozialversicherungsfreien Höchstbeträge hängen an der Beitragsbemessungsgrenze und ändern sich jedes Jahr. 2026 sind 8.112 Euro steuerfrei, 4.056 Euro auch sozialversicherungsfrei (§ 3 Nr. 63 EStG).

4. alle drei Jahre
   Anpassungsprüfung laufender Renten

   Bei Direktzusage und Unterstützungskasse prüft der Arbeitgeber, ob laufende Renten an die Teuerung angepasst werden (§ 16 Abs. 1 BetrAVG). Bei Direktversicherung und Pensionskasse entfällt die Prüfung, wenn alle Überschüsse die Leistung erhöhen (§ 16 Abs. 3 Nr. 2 BetrAVG).

5. beim Austritt
   Unverfallbarkeit und Übertragung

   Anwartschaften aus Entgeltumwandlung sind sofort unverfallbar (§ 1b Abs. 5 BetrAVG). Arbeitgeberfinanzierte Anwartschaften bleiben erhalten, wenn der Beschäftigte mindestens 21 Jahre alt ist und die Zusage mindestens drei Jahre bestand (§ 1b Abs. 1 BetrAVG).

6. bis ein Jahr nach Austritt
   Mitnahme zum neuen Arbeitgeber

   Der Beschäftigte kann die Übertragung verlangen, wenn der Übertragungswert die Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung nicht übersteigt — 2026 sind das 101.400 Euro (§ 4 Abs. 3 BetrAVG). Der neue Arbeitgeber muss dann eine wertgleiche Zusage erteilen.

Wer seinen Bestand in eine Verwaltungssoftware oder an den Makler gibt, hat diese Fristen an einer Stelle. Wer sie im Lohnbüro nebenher führt, hat sie in der Regel nirgends. Wie die Abgabe läuft, beschreibt die Seite bAV-Verwaltung auslagern.

Fünf Stellen, an denen die Haftung entsteht

Die Reihenfolge, in der Altbestände geordnet werden, ist immer dieselbe: Bestand sichten, Unterlagen heilen, Versorgungsordnung aufsetzen. Welche Fehler dabei am häufigsten auffallen, steht ausführlich im Beitrag zu den häufigsten bAV-Fehlern von Arbeitgebern.

Was das für Ihren Betrieb heißt

Für einen Betrieb mit Einzelverträgen bei mehreren Anbietern lautet die Frage nicht, ob er Pflichten hat, sondern ob er weiß, welche davon offen sind. Die Antwort steht in drei Unterlagen: der Vertragsliste, den Zuschussbuchungen im Lohnbüro und der Versorgungsordnung, falls es eine gibt.

Wie die Prüfung abläuft und welche Unterlagen wir dafür brauchen, beschreibt die Seite Bestehende bAV prüfen. Den Überblick über alle Bausteine finden Sie im Hub betriebliche Altersvorsorge; wer eine bAV erst aufbaut, beginnt mit dem Beitrag Betriebsrente einführen.

Die Inhalte sind allgemein gehalten und ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall.